Innovatieve, mobiele toegang

Als Julia Steinacker ‘s ochtends op de fiets naar haar werk bij Bosch in Aken rijdt, hoeft ze niet meer te stoppen, in haar tas te rommelen om haar kaart eruit te vissen en die voor een kaartlezer te houden. De garage gaat gewoon vanzelf open. Bij het binnenrijden van het gebouw op weg naar haar kantoor houdt ze in plaats van een plastic kaart gewoon haar mobiele telefoon voor de kaartlezer. Haar telefoon is het enige wat ze bij zich hoeft te hebben, en die vergeet je niet zo snel als een kaart. Julia werkt sinds iets meer dan een jaar met haar team aan de nieuwe oplossing, die deze ‘sesam-open-u’-toegang en andere flexibele mogelijkheden voor toegangscontrole met een smartphone mogelijk maakt.

Julia Steinacker studeerde af als industrieel ingenieur en werkt sinds vier jaar bij Bosch. Als productmanager houdt ze zich al vanaf het begin bezig met het thema kaarten en lezers. Daarbij onderhoudt ze een intensieve dialoog met haar klanten, wier bedrijven vaak over meerdere locaties zijn verspreid en die een overeenkomstig aantal verschillende toegangskaarten moesten beherenen aanvragen. “Waarom kan ik mijn smartphone niet gebruiken om toegang te krijgen tot de site?” was een vraag die ze steeds vaker kreeg. Al snel was duidelijk: “Dit is zo’n grote trend aan het worden dat het de markt voor toegangscontrole volledig zou kunnen veranderen.”

smartphone toegangsapp — Het digitale sesam-open-u: deuren openen en geautoriseerde toegang geven verkrijgen via een app

Je smartphone heb je altijd bij de hand

In het kader van een innovatieprogramma van Bosch kregen Julia Steinacker en haar collega Ulrich Pinsdorf (van Bosch Engineering) de kans om met een speciaal voor dit doel samengesteld team een mobiele toegangsoplossing te ontwikkelen. De opdracht: een zo eenvoudig, flexibel en veilig mogelijke toegangsoplossing vinden op een smartphone, die kan worden geïntegreerd in bestaande of nieuwe toegangssystemen op het terrein van de klant. Julia: “Het moet eenvoudig te begrijpen zijn, het moet betrouwbaar werken en het mag niet ingewikkelder zijn dan het gebruik van een toegangskaart.

Zowel medewerkers als bezoekers moeten mobiele toegang kunnen krijgen. Bovendien moet het door het betreffende managementsysteem, zoals Bosch-bezoekersmanagement, worden ondersteund. Tot nu toe moesten bezoekers of dienstverleners bijvoorbeeld maar hopen dat er bij de receptie iemand was die tijd voor hen had, en dat er geen lange rij mensen stond te wachten op de uitgifte van toegangskaarten. Het was maar al te gemakkelijk om te laat te komen.”

Voor de beheerder van het bedrijfsgebouw betekende dit een aanzienlijke investering in tijd en personeel en dus ook in kosten: de beheerder moet ervoor zorgen dat de receptie voldoende bemand is, dat er altijd genoeg toegangskaarten beschikbaar zijn, en ook dat de kaarten door de bezoekers bij het verlaten van het gebouw worden afgegeven. Bovendien raken mensen de kaarten vaak kwijt of vergeten ze - dat gebeurt zelden met een smartphone.

Dit wordt zo'n grote trend dat het de markt voor toegangscontrole volledig kan veranderen.
Julia Steinacker, Product Manager bij Bosch

Nieuwe werkomgevingen vragen om nieuwe mogelijkheden

De eisen die aan de gebouwbeheerders worden gesteld, worden nog complexer naarmate de werkomgeving verandert. Als er geen vaste werkplekken zijn en teamruimten en andere middelen flexibel moeten worden gebruikt, biedt de mobiele toegangsoplossing nog veel meer voordelen in vergelijking met een kaart. Two-factor authentication (2FA) op een smartphone, een app die met de lezer communiceert via Bluetooth, en interfaces met bestaande beheersystemen bieden veel meer mogelijkheden voor flexibele configuratie en inzet.

In het begin van het ontwikkelingsproces was Julia nogal sceptisch over de smartphone vanwege een persoonlijke ervaring. Ze had kort daarvoor een vakantieappartement geboekt, dat ze met haar mobiele telefoon zou kunnen openen. “Dat lukte helemaal niet. Erg vervelend!” Inmiddels heeft haar eigen project haar er volledig van overtuigd dat de smartphone “enorme voordelen heeft en dat het een coole oplossing is”.

Julia Steinacker en haar team focusten zich de afgelopen maanden op intensief gebruikersonderzoek bij de ontwikkeling van het nieuwe systeem. Wat is belangrijk voor de bezoekersprocessen? Wat zijn de technische eisen? Aan welke veiligheidseisen en gegevensbescherming moet het systeem voldoen? Deze en nog veel meer vragen stelde het team zich vele inter¬views en discussies. Vervolgens werd de mobiele toegangsoplossing aangepast, opnieuw door testklanten getest, totdat alle betrokkenen er tevreden over waren.

Gegarandeerde beveiliging dankzij tweestapsverificatie

Het team voerde ook uitgebreide gesprekken met portefeuillebeheerders bij vastgoedbedrijven. Een nieuwe trend in de sector zijn campusprojecten met verschillende gebruikersgroepen, zoals mensen die appartementen huren, werknemers in kantoren, en een publiek dat gebruik maakt van alle andere ruimtes - van winkels tot kinderdagverblijven. Met name projecten als deze vereisen veilige, eenvoudig te integreren en aanpasbare oplossingen. Gecombineerd met een veilige app die ook door andere toepassingen kan worden gebruikt, een beheeroplossing waarmee bijvoorbeeld autorisaties per e-mail kunnen worden verzonden, en een uitgebreide end-to-end ondersteuning. Op basis van de gesprekken met gebruikers is een modulair aanbod aan oplossingen en diensten ontstaan. Met software voor toegangsbeheer, verschillende gebruikerslicenties, mobiele kaartpakketten, compatibele lezers, aanbiedingen voor softwareonderhoud en nog veel meer.

De ingangen van het gebouw worden uitgerust met lezers, de software wordt geïnstalleerd in het systeem van de klant en, idealiter, verbonden met het bezoekersbeheer. Werknemers installeren de app voor mobiele toegang op hun telefoon. Die is gekoppeld aan bepaalde veiligheidscriteria zoals tweestapsverificatie (PIN, vingerafdruk, gezichtsherkenning, etcetera.). Als de medewerker geregistreerd is in het beheersysteem, worden de nodige autorisaties in het systeem opgeslagen. Zodra de gebruiker zijn digitale kaart heeft ontvangen, hoeft hij alleen maar zijn smartphone tegen de lezer te houden en na een controle door het systeem gaat de deur open. Er loopt nu een pilot met maximaal 140 gebruikers. Op basis daarvan zullen Julia en haar team de app verfijnen en het gebruikersgemak optimaliseren.