Hoe nieuwe concepten ons werk transformeren

Het nieuwe werken is een veelomvattende filosofie waarvan de ideeën ook kunnen worden toegepast op het ontwerpen van kantoorruimtes. "Werkomgevingen bepalen in doorslaggevende mate de arbeidsethos en het welzijn van werknemers", zegt Dr. Marion Weissenberger. Ze is professor voor innovatie- en technologiemanagement aan het Karlsruhe Institute of Technology (KIT) en staat ook aan het hoofd van het Fraunhofer Institute for Systems and Innovation Research ISI. Ze definieert het nieuwe werken als een verschuiving van starre structuren naar meer flexibiliteit, een betere levenskwaliteit en meer communicatie. "Een van de ideeën die ten grondslag ligt aan het nieuwe werken is dat willekeurige ontmoetingen bevorderlijk zijn voor creativiteit." Volgens Weissenberger is het de rol van architectuur om deze ontmoetingen te faciliteren.

Simon Wu, de oprichter en directeur van iDA Workplace, een in Shanghai gevestigd bedrijf dat zich richt op innovatief werkplekontwerp, raadt aan om werkomgevingen in te delen op basis van behoeften, niet op basis van mensen. Want dankzij moderne technologieën kunnen mensen werken waar ze maar willen. Wu onderscheidt drie verschillende manieren van werken: geconcentreerd werken, kennisoverdracht en reizen. "Als je deze soorten in gedachten houdt, kun je je werkomgeving kiezen op basis van je behoeften: wil je alleen zijn, een workshop houden of brainstormen in een groep?" Hij benadrukt dat dit essentieel is voor het stimuleren van efficiëntie en creativiteit. Op de lange termijn kan een bedrijf zo betere resultaten boeken. Wu is ervan overtuigd dat in de toekomst de focus zal liggen op de groep, niet op individuen. Ruimtes voor ontmoeting en samenwerking zijn daarom van het grootste belang.

Soms zijn kleine veranderingen echter al genoeg: "In een ruimte zijn, die ontworpen is om routines te verstoren of gewoon om uit een raam kijken, kan al genoeg zijn om nieuwe ideeën te stimuleren," legt Fabian Mottl uit. Whiteboards of beschrijfbare muren ondersteunen bijvoorbeeld de visualisatie en het delen van ideeën. Maar dat alleen is niet genoeg, benadrukt hij. Er is ook behoefte aan op maat gemaakte ruimtelijke concepten.

Digitaal netwerken speelt ook een grote rol in het nieuwe werken. Simon Wu beschrijft ook zijn visie van een slim boekingssysteem dat de ideale ruimte voor een bepaalde werknemer voorstelt op basis van de context - dat wil zeggen waar hij of zij aan wil werken, hoeveel mensen er zullen deelnemen en wat er nodig is aan meubilair en apparatuur. Slimme gebouwtechnologie past dan ook parameters aan zoals luchtkwaliteit en -vochtigheid en temperatuur. Dit alles maakt werken veel comfortabeler en gezonder.

Martin Höttecke, professor aan de Universiteit voor toegepaste wetenschappen in Münster en een vooraanstaand expert op het gebied van slimme huizen en slimme gebouwen, kan zich bijvoorbeeld goed voorstellen dat werknemers hun smartphones koppelen aan het parkeergebouw van het bedrijf. "Stel je voor: de parkeergarage weet dat je met je elektrische auto onderweg bent en leidt je automatisch naar een plek met een laadstation. Dit bespaart je onnodige stress aan het begin van je dag." Of anders weet het gebouw precies wie er binnenkomt en roept het een lift op als ze die nodig hebben. "De verbeelding kent hier geen grenzen. Uiteindelijk gaat het om gebouwautomatisering die mensen helpt," vervolgt Höttecke.

Videovergaderen is tegenwoordig aan de orde van de dag. Is het nieuwe werken al het nieuwe normaal geworden? "Ik denk niet dat we deze verschuiving al hebben bereikt," zegt Weissenberger. "Maar het is nu de perfecte tijd voor bedrijven om na te denken over welke tools en processen ze willen behouden en waar ruimte is voor verbetering." Het is ook belangrijk om in gedachten te houden dat mensen sociale dieren zijn. Digitale oplossingen kunnen de onderlinge communicatie ondersteunen, maar niet vervangen.

In het algemeen kan gezegd worden dat het nieuwe werken overal mogelijk is, in elke branche en in bedrijven van alle groottes - elke omgeving kan immers ontworpen worden om "mensvriendelijker" te zijn, aldus smart-buildingspecialist Höttecke. Een groot ziekenhuis in Westfalen test nu bijvoorbeeld een systeem om spullen te lokaliseren. Het is een grote hulp voor het verplegend personeel als ze niet meer constant hoeven te zoeken naar dingen die ze nodig hebben, zoals waskarren, bedden of medische appratuur. Trackers kunnen hierbij helpen. "Het nieuwe werken is overal mogelijk waar we kunnen profiteren van digitalisering."

Het nieuwe werken speelt ook een grote rol bij het aantrekken van nieuw talent. Weissenberger haalt grote Amerikaanse techbedrijven aan die lang geleden zijn begonnen met het bedenken van nieuwe stimuleringsmaatregelen om getalenteerde mensen aan te trekken. Google creëerde bijvoorbeeld een enorme campus in Mountain View, Californië met gratis wasruimtes, volleybalvelden en zwembaden. Volgens Weissenberger bestaat deze aanpak uit het doelbewust mengen van woon- en werkomgevingen om de kans te vergroten dat werknemers blijven. Het kan echter ook een stressfactor zijn; niet elke werknemer kan omgaan met een situatie waarin werk en privé moeilijk te scheiden zijn. Hybride werken betekent vaak ook dat ze voortdurend beschikbaar zijn, waardoor ze veel discipline moeten betrachten bij het indelen van hun tijd. "Sommige mensen ervaren dit als stressvol. We moesten dit serieus nemen en met goede oplossingen komen."

Nieuwe digitale manieren van werken hebben ook een positieve invloed op het milieu. "Wanneer het niet meer nodig is dat alle werknemers elke ochtend naar kantoor pendelen, zullen files tot het verleden behoren," zegt Höttecke. Naast tijdsbesparing en minder stress daalt dan ook de CO₂-uitstoot. Bovendien kan de beschikbare kantoorruimte efficiënter gebruikt worden. Slimme gebouwautomatisering speelt hierbij een grote rol: het kan werkplekken niet alleen comfortabeler, maar ook energie-efficiënter en duurzamer maken.

Of het nu gaat om architectuur, duurzaamheid of employer branding, "Het nieuwe werken heeft zoveel fascinerende aspecten. Alles is met elkaar verbonden," zegt Höttecke. Én alles is in beweging. Want de toekomst van ons werk is nog maar net begonnen.